Obsługa działu kadrowo-płacowego wymaga stałej aktualizacji wewnętrznych przepisów dostosowanych do zmieniającego się prawa. Przeprowadzana samodzielnie jest uciążliwa i wymaga spędzenia wielu godzin nad zmianami w użytkowanym oprogramowaniu. Sytuacja taka nie ma miejsca w systemie Comarch OPT!MA. Dzięki regularnym aktualizacjom, przygotowywanym przez ekspertów Comarch SA, uwzględniającym wszelkie zmiany w prawie, moduł Płace i Kadry zapewnia nam błyskawiczną reakcję na zmieniające się wymogi, odciążając pracowników działu kadrowo-płacowego. Daje to pewność firmie, a pracownikom bezpieczeństwo, że jej działania w stosunku do nich zawsze będą zgodne z prawem.

Moduł Płace i Kadry został zaprojektowany tak, aby zapewniał pracodawcy maksymalną elastyczność obsługi pracownika (np. wiele form zatrudnienia), natomiast pracownikowi gwarantuje rzetelne prowadzenie jego zatrudnienia (jasne i przejrzyste warunki zatrudnienia widoczne na karcie pracownika).

Moduł Płace i Kadry składa się z siedmiu działów:

• Struktura organizacyjna – pozwala na stworzenie kompletnej struktury organizacyjnej przedstawiającej obraz poszczególnych jednostek funkcjonujących w firmie (wydziałów, lokalizacji, projektów), z przypisaniem ich do centrum kosztowego (zsynchronizowanego z systemem Comarch CDN XL),
• Kadry – zawierają dane personalne pracowników lub zleceniobiorców, dane o członkach ich rodziny, zasady wynagradzania (wynagrodzenie w stawce godzinowej lub miesięcznej, dodatki, akordy, zawarte umowy cywilnoprawne, indywidualne ustawienia obowiązkowych i dobrowolnych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz dane podatkowe: progi, koszty uzyskania, ulga podatkowa) – wszelkie zapamiętywane w danych kadrowych pracownika zmiany tworzą historię jego etatu, w części kadrowej istnieje również możliwość naliczenia deklaracji zgłoszeniowych ZUS oraz deklaracji podatkowych dla pracowników,
• Wypłaty pracowników – udostępnia funkcje pozwalające na łatwe tworzenie wypłaty dla jednego bądź grupy pracowników, wliczając dodatki, akordy; umożliwia podgląd umów zawartych z pracownikiem, jego planu pracy, czasu faktycznie przepracowanego oraz nieobecności,
• Listy płac – służy definiowaniu dokumentów typu listy płac, pozwala na ustalenie okresu, za jaki naliczane będą wypłaty, daty wypłaty, a tym samym miesiąca deklaracji PIT i ZUS,
• Kasy zapomogowo-pożyczkowe – (moduł Płace i Kadry Plus) umożliwia prowadzenie listy członków kas zapomogowo – pożyczkowych, ewidencję i raportowanie udzielanych pożyczek i wszelkich potrąceń związanych z PKZP,
• Deklaracje – udostępnia i znacznie ułatwia możliwość generowania formularzy PIT-4R, PIT-8AR, deklaracji rozliczeniowych ZUS dla pracowników oraz właścicieli, deklaracji rocznej ZUS IWA, deklaracji dla PFRON (Wn-D wraz z załącznikami); z poziomu Deklaracji istnieje również możliwość seryjnego wysyłania deklaracji podatkowych  dla pracowników (PIT-11, PIT-40) do systemu e-Deklaracje,
• Słowniki – zawierają modyfikowane przez Użytkownika słownikowe listy stanowisk i funkcji, kody zawodów, kwalifikacje, przyczyny zwolnienia i inne.

Moduł jest w pełni zintegrowany z najnowszą wersją programu Płatnik, przez co zapewnia wszystkie rozliczenia z ZUS.

Moduł podstawowy (Płace i Kadry) umożliwia m. in.:

• zgodne z przepisami rozliczanie różnorodnych nieobecności, m.in. zwolnień lekarskich, urlopów,
• kontrolę stopnia wykorzystania limitów nieobecności przez pracownika,
• definiowanie niestandardowych składników wypłat, nieobecności oraz limitów nieobecności,
• modyfikację danych podatkowych: progów, kosztów uzyskania, ulg podatkowych, zaniechania podatku,
• wysyłanie deklaracji podatkowych do systemu e-Deklaracje
• export/import danych kadrowych pracowników i informacji o ich czasie pracy do i z arkusza kalkulacyjnego (MS Office Excel lub Open Office Calc),
• odnotowywanie czasu pracy na trzy sposoby (w tym metoda uproszczona – wpisywanie sumarycznie czasu pracy za cały miesiąc),
• rozliczanie wszystkich typów umów cywilno-prawnych, w tym zawieranych z cudzoziemcami,
• eksport oraz import umów zleceń do arkusza kalkulacyjnego,
• wyliczanie wynagrodzenia akordowego,
• obsługę udzielanych na poczet wynagrodzeń zaliczek opodatkowanych (brutto) i nieopodatkowanych (netto), podział pożyczek na ratę kapitałową oraz odsetki z możliwością oddzielnego księgowania,
• seryjne wypłacanie dla zaznaczonych pracowników wybranego dodatku na liście dodatkowych wypłat,
• powiązanie dodatków i umów cywilnoprawnych z listami płac, dzięki czemu będą naliczały się automatycznie na wskazanych listach,
• podział wynagrodzenia osiągniętego przez pracownika na wypłatę gotówkową i przelew na konto bankowe,
• korekty do zaksięgowanych list płac, z możliwością zachowania w programie wypłat naliczonych w pierwotnej postaci,
• naliczanie i wydruk deklaracji podatkowych zgodnych z obowiązującymi wzorami formularzy,
• sporządzanie deklaracji dla PFRON, (Wn-D wraz z załącznikami),
• wyliczanie składek ZUS i deklaracji dla właścicieli,
• tworzenie i przesyłanie do Płatnika formularzy zgłoszeniowych oraz deklaracji rozliczeniowych ZUS dla pracowników i właścicieli wraz z wymaganymi załącznikami,
• możliwość zaimportowania danych pracowników z programu Płatnik, co jest dużym ułatwieniem przy rozpoczynaniu pracy z Comarch OPT!MA, niezależnie od tego, z jakiego oprogramowania Użytkownik korzystał wcześniej,

Formularz danych pracownika (moduł Płace i Kadry Plus)

Moduł rozszerzony (Płace i Kadry Plus) zawiera dodatkowo:

• obsługę firm mających rozbudowaną strukturę organizacyjną (drzewiasta struktura wydziałów),
• ścisłe powiązanie listy płac z wybranym wydziałem (domyślne filtrowanie pracowników z listy płac uwzględniające wydział oraz symbol wydziału użyty w numeracji),
• skomplikowane systemy wynagrodzeń dla wypłat liczonych według trzynastu algorytmów,
• konstruowanie rozbudowanych wzorów wyliczających dodatki - zastosowanie dowolnej liczby wzorców płacowych, stałych okresowych, operatorów matematycznych, współczynników liczbowych, funkcji warunkowych, funkcji odwołujących się do czasu pracy, nieobecności, indywidualnie przypisanych pracownikom atrybutów,
• automatyczne okresowe naliczanie składników wynagrodzenia oraz rozliczanie nadgodzin – kontrola częstotliwości wypłacania składników wynagrodzenia należnych rzadziej niż co miesiąc, takich jak premie kwartalne czy trzynastki; dowolne ustalanie długości okresu rozliczeniowego nadgodzin (liczby miesięcy) dla poszczególnych grup zatrudnionych,
• możliwość importu informacji o czasie przepracowanym rejestrowanych za pomocą czytników RCP,
• odnotowanie w kalendarzu obecności pracownika do sześciu wejść/wyjść w obrębie doby (wersja podstawowa Płace i Kadry PK umożliwia rejestrację tylko jednego wejścia/wyjścia),
• definiowanie stref dla kalendarzy – jakościowe zróżnicowanie czasu pracy mające odzwierciedlenie również podczas naliczania wynagrodzenia,
• opis analityczny – bardzo szczegółowy opis listy płac tworzony automatycznie w oparciu
• o predefiniowane w kadrach schematy, z możliwości dodatkowej edycji w elementach wypłaty; umożliwia predekretowanie kosztów wynagrodzeń według różnych kryteriów,
• możliwość wykorzystania opisu analitycznego w schematach księgowych modułu Księga Handlowa OPT!MA oraz w module Controlling systemu Comarch CDN XL,
• atrybuty, czyli cechy, za pomocą których można opisywać pracowników, wprowadzając dowolna liczbę dodatkowych informacji; możliwość opisania pracownika dowolnymi niestandardowymi atrybutami (cechami) i zastosowanie ich przy definiowaniu składników wynagrodzenia pozwala na odpowiednie sparametryzowanie naliczania wynagrodzeń i ułatwia konfigurowanie płac − wprowadzenie atrybutów zwiększa dodatkowo możliwości systemu w zakresie raportowania i filtrowania pracowników,
• pełna obsługa kas zapomogowo-pożyczkowych: przynależność do PKZP, rejestracja składek (wkładów), przydzielanie zapomóg, udzielanie pożyczek z tworzeniem harmonogramów spłat, raportowanie,
• zastosowanie szeregu operacji seryjnych dotyczących danych kadrowych i płacowych, m.in.:
  
  
  • możliwość seryjnego modyfikowania pól na kartotekach wybranych pracowników, np. stawki zaszeregowania, wymiaru etatu, kodu ubezpieczenia,
  
  
  • seryjne przypisanie i modyfikacja związanych z etatem dodatków dla zaznaczonych pracowników
  • seryjne dodawanie akordów wybranym pracownikom,
  • seryjne wyliczanie limitów urlopowych i seryjna rejestracja nieobecności,

Formularz wypłaty pracownika

Comarch OPT!MA Płace i Kadry można zintegrować również z systemem Comarch CDN XL, korzystając z dodatkowego modułu synchronizacji. Nazwa tego produktu to Comarch CDN Kadry i Płace XL.